voor B2B distributie & groothandel
claivia leest inkomende orders automatisch uit, of ze nu binnenkomen als PDF, Excel, scan of los mailtje. Binnen 60 seconden staat elke order als concept in je ERP. Je binnendienst controleert en bevestigt, meer niet.
Distributiebedrijven die groeien lopen niet vast op mensen. Ze lopen vast op handwerk. claivia is gebouwd voor operaties die al staan. De volgende groeistap vraagt niet meer mensen, maar minder repetitief werk op de binnendienst.
Orderintake-automatisering
Orders komen binnen als PDF, Excel, scan of los mailtje en worden automatisch uitgelezen, gematcht tegen je catalogus en als concept-order klaargezet. De binnendienst controleert en bevestigt.
01 / 06 · Ontvangen · De order komt binnen
PDF-bijlage, Excel-bestand, ingescande bestelbon of een los mailtje: orders komen binnen zoals ze altijd binnenkwamen. Het systeem bewaakt de ordermailbox en pikt elk document automatisch op, ook tijdens de piek.
0veranderingen nodig bij je klanten
02 / 06 · Uitlezen · Binnen 60 seconden
Elk document wordt omgezet naar gestructureerde ordergegevens: klant, artikelregels, aantallen, leverdatum en referentie.
<60 secvan mailbox tot uitgelezen order
03 / 06 · Matchen · Tegen jouw catalogus
Artikelnummers, EAN's en klant-eigen bestelcodes worden herkend en gematcht tegen je productcatalogus en klantenbestand.
<1%fouten in verwerkte orders
04 / 06 · Controleren · De mens beslist
Regels onder de betrouwbaarheidsdrempel komen in een controlelijst voor de binnendienst, mét de reden erbij. Eén klik om te corrigeren of te bevestigen, en elke beslissing staat in het auditspoor. Geen order gaat door zonder menselijk akkoord.
100%door een mens bevestigd
05 / 06 · ERP-invoer · Klaar in je systeem
Goedgekeurde orders staan als concept-verkooporder klaar in Exact Online, Business Central of AFAS, met de juiste klant, artikelen en prijzen. De binnendienst bevestigt, in plaats van elke order over te tikken.
1 kliken de order is bevestigd
06 / 06 · Inzicht · Elke maand meetbaar
Een dashboard toont verwerkte orders, doorlooptijd, first-time-right en bespaarde uren. De verborgen kostenpost van handmatige orderverwerking wordt een meetbaar getal.
Real-timeinzicht in elke order
De aanpak
De meeste automatiseringen sneuvelen niet op techniek, maar op adoptie. Daarom is elke stap daarop ingericht.
01
We kijken hoe orders nu binnenkomen, hoeveel het er zijn en hoeveel tijd je binnendienst eraan kwijt is. De besparing rekenen we vooraf door met jouw eigen cijfers. Geen rapport voor in de la, maar een concrete business case.
02
We koppelen met je ordermailbox en je ERP zoals ze nu zijn: Exact Online, Business Central of AFAS. Je klanten merken er niets van en niemand hoeft een nieuwe tool te leren.
03
Het systeem wordt ingericht op jouw orderformaten en ERP. De binnendienst leert in één sessie hoe de review-stap werkt. Daarna gaan de eerste echte orders door het systeem.
04
De eerste zes maanden bouwen we het systeem verder uit op basis van wat je binnendienst teruggeeft. Na die periode is het per maand opzegbaar. Geen verborgen kosten, geen lock-in na de startfase.
Filosofie
Elke order komt al digitaal binnen. En wordt toch overgetikt.
Dat kost geen minuten. Het kost klanten.
Typefouten, trage bevestigingen, achterstand precies in de drukste week.
Wij bouwen het systeem dat elke order leest, matcht en klaarzet.
Geen nieuwe tool. Je binnendienst klikt alleen nog akkoord.
Pakketten
De snelste route naar bewijs: je belangrijkste klantformaten geautomatiseerd en direct minder overtikwerk.
Het niveau waar de meeste groothandels landen: meer formaten en meer volume, dezelfde eenvoud.
Voor complexe omgevingen: AFAS of meerdere divisies, veel formaten en een hoog ordervolume.
Setup: 50% bij start, 50% bij go-live. Zes maanden minimum, daarna per maand opzegbaar. AVG-documentatie en verwerkersovereenkomst inbegrepen. Extra formaten of een tweede ERP-koppeling als add-on. Prijzen op aanvraag.
Veelgestelde vragen
We koppelen standaard met Exact Online en Business Central. Bij AFAS werken we samen met je ERP-beheerder of partner. Gebruik je een ander systeem? Dan leveren we orders als importbestand dat de binnendienst inleest, totdat een directe koppeling beschikbaar is.
Dan gaat de order niet automatisch door, maar naar een controlelijst in het dashboard. Je binnendienst ziet precies wat er onduidelijk is en corrigeert het met één klik. Er gaat nooit iets fout het systeem in zonder dat een mens het heeft gezien.
Nee. Ze blijven orders sturen zoals ze gewend zijn: per mail, als PDF-bijlage of Excel-bestand. Het systeem leest het aan jullie kant uit. Jullie klanten merken er niets van, behalve dat bevestigingen sneller komen.
PDF (digitaal of gescand), Excel, CSV en gewone e-mails met besteltekst. Het systeem leert de opmaak van jullie grootste klanten, zodat terugkerende formaten steeds sneller en betrouwbaarder herkend worden.
Ja. Alle verwerking vindt plaats op servers in Frankfurt, binnen de EU. We sluiten een verwerkersovereenkomst (DPA) voordat er ook maar één order verwerkt wordt. Elke stap heeft een volledig auditspoor: wie heeft wat, wanneer goedgekeurd.
Dat hangt af van de ERP-koppeling en het aantal orderformaten. We starten altijd met de meestgebruikte formaten en breiden daarna stap voor stap uit. Na een eerste gesprek geven we een concrete inschatting op basis van jullie situatie.
Dat horen we vaker. Maar het haalt het saaiste deel van het werk weg, niet de mensen zelf. De binnendienst gaat van overtikken naar controleren en bevestigen. Minder typewerk, meer focus op de uitzonderingen die echt aandacht verdienen. In de praktijk verdwijnt de weerstand snel zodra ze merken hoeveel tijd het scheelt.
Kennismaking
